Nunca es demasiado tarde o demasiado temprano para organizar sus documentos relacionados con los impuestos. Este sistema no se trata de verse bonito, se trata de hacerlo bien.
El primer año que los ingresos de mi blog pasaron el nivel de pasatiempo y se convirtieron en un trabajo real de tiempo completo, tuve No ocurrencia cómo organizar los documentos fiscales. Me tomó más de una semana completar mi declaración y juré que averiguaría cómo hacer que mis impuestos sean más fáciles. Ahora, casi una década después, Solo toma parte de una tarde preparar mis impuestos, gracias al sistema de organización documental que configuré.
La mejor forma de organizar documentos y recibos
Ya sea que trabaje por cuenta propia, dirija una pequeña empresa o trabaje para otra persona, hay muchas formas de organizar sus documentos y recibos. Pero el mejor método es uno con el que realmente se quedará, y eso significa encontrar uno que sea fácil de usar sin importar lo ocupado que esté.
Para mí, eso no siempre significa el sistema más bonito o incluso muchos materiales sofisticados. Por lo tanto, la configuración de mi oficina en casa utiliza sobres de manila sencillos y anticuados. Eres libre de elegir bonitas si eso es lo que te motivará a mantenerte al tanto de la presentación de documentos. A partir de ahí, organizar sus documentos fiscales es un proceso sencillo de 3 pasos.
Cómo organizar los documentos fiscales
Lo que necesitarás:
- Tu enorme y aterrador montón de documentos.
- 10-12 sobres manila (tamaño 9 × 12 ″)
- Un marcador permanente
Paso 1: prepárate
Es mejor trabajar en un lugar que le permita esparcirse. Una mesa puede ser suficiente si no tiene una devolución complicada. Cuantos más tipos de deducciones realice habitualmente, mayor será su espacio. Descubrí que trabajar en el suelo de la oficina de mi casa era más fácil, ya que evitaba tener que inclinarme sobre una mesa durante horas. Una vez que haya elegido su lugar, reúna todos sus documentos y recibos relacionados con los impuestos en una pila.
Paso 2: Ordene de esta manera
Los formularios de impuestos de EE. UU. Clasifican los tipos de deducciones. Llenar documentos de impuestos es mucho más fácil si clasifica sus documentos en función de ellos. Por lo tanto, tome el marcador y escriba los nombres de las categorías en sobres de manila separados. (Vea abajo.)
Luego, extienda los sobres para que pueda verlos todos y comience a clasificar los recibos y los papeles por tipo. Esto es más fácil si etiqueta los sobres hacia la parte superior y coloca papeles debajo, en lugar de insertarlos uno a la vez. Una vez que haya revisado toda la pila, enderece los papeles de cada categoría, sume las cantidades totales de su deducción y escriba esto en el frente del sobre debajo de la etiqueta. Luego, meta los papeles en el sobre.
Etiquetas para usar
- Ingreso: Recibos de pago, formularios W-2, 1099, declaraciones de intereses, declaraciones de dividendos. Además, incluya el pago por servicio de jurado.
- Gastos médicos: Recibos de médicos, dentistas, hospitales, laboratorios, farmacias, centros oftalmológicos, etc. Además, recibos de cualquier pago realizado para adquirir seguros médicos, dentales y de la vista.
- Donaciones de caridad: Incluya los recibos de las donaciones en efectivo, así como los artículos donados (ropa, juguetes, automóviles, etc.).
- Papeles inmobiliarios: Declaraciones de intereses hipotecarios de fin de año, documentos de impuestos sobre bienes raíces, recibos de seguro del propietario de la vivienda y otros trámites relacionados con pérdidas por hechos fortuitos en su hogar. Si hizo mejoras en el hogar, incluya sus recibos aquí. Pueden o no ser deducibles de impuestos (hable con su asesor financiero), pero al menos sabrá dónde están.
- Documentos de impuestos sobre la propiedad y las ventas: Recibos de pago de impuestos sobre automóviles y otros vehículos sujetos al impuesto a la propiedad personal. Además, recibos de venta de artículos caros.
- Pagos por cuidado infantil: Además de los recibos de los pagos a la guardería o niñeras, asegúrese de tener documentos con la información de contacto de la niñera y el número de seguro social si le pagó para que cuidara a su hijo mientras trabajaba o buscaba trabajo.
- Pagos de préstamos estudiantiles: Todos los documentos relacionados con los pagos realizados y los intereses cobrados.
- Gastos relacionados con el trabajo: Recibos de costos relacionados con el trabajo no reembolsados por su empleador (por ejemplo, gastos educativos relacionados con el trabajo, recibos de cuotas sindicales, tarifas de renovación de licencia profesional, herramientas o suministros necesarios para su trabajo, etc.)
- Recibos de gastos de trabajo por cuenta propia: (Es posible que desee sobres separados para cada uno). Recibos de publicidad, suministros de oficina, limpieza de oficinas, reparaciones de oficinas, pago de empleados, pagos a contratistas, comidas y entretenimiento relacionados con el negocio, tarifas de licencias profesionales, viajes de negocios, compra o alquiler de equipos. y contribuciones a SEP-IRA, SIMPLE IRA y solo 401 (k).
- Facturas de servicios públicos para la deducción de la oficina en casa: Si califica para una deducción de la oficina en el hogar, necesitará las facturas de servicios públicos de su hogar para calcular la cantidad deducible de sus impuestos.
Paso 3: Haga sus impuestos y guárdelos
Al completar sus impuestos, consulte la cantidad que anotó en el frente del sobre. No es una mala idea verificar dos veces su cálculo cuando revisa sus impuestos justo antes de enviarlos también. Después de haber presentado sus impuestos al IRS, haga una copia de su declaración firmada y prueba de pago. Colóquelos con los sobres manila que contienen sus documentos y recibos relacionados. Etiquete el recipiente con el año fiscal y guárdelo en un lugar seguro. (Yo suelo estas carteras de archivo de acordeón, que pueden no ser instagrameables, pero funcionan bien).
Según el IRS, debe conservar los documentos fiscales durante 3 años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o 2 años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que sea posterior. Si dedujo deudas incobrables o valores sin valor, debe conservar sus declaraciones y documentos de respaldo durante 7 años. Si necesita enmendar su declaración o ser auditado, sabe exactamente dónde encontrar sus comprobantes de impuestos y recibos. Y, cuando haya pasado la cantidad de tiempo adecuada, puede agarrar fácilmente todo el recipiente y comenzar a triturar.
Para comenzar a organizar su documentación fiscal, etiquete un conjunto de carpetas de archivos con las mismas categorías que usó este año. Luego, etiquete un sobre manila vacío con las palabras RELACIONADO CON LOS IMPUESTOS y péguelo dentro de la puerta de un armario en su cocina o en cualquier lugar donde se siente a pagar las facturas. Esto guardará sus recibos hasta que esté listo para presentarlos.
Una vez al mes, presente los recibos que ha estado recolectando en el sobre de espera. Cuando esté listo para hacer sus impuestos, ya tendrá todo ordenado, por lo que podrá completar los formularios de impuestos de manera rápida y segura, sabiendo que no pasó por alto ninguna deducción a la que tiene derecho.
